Angebote

Aufbau der Angebotsverwaltung

Die Angebotsverwaltung zeigt alle gespeicherten Angebote der Firma an einem Ort. Sie nutzen diese Seite, um Angebote nach Status, Kunde, Projekt oder Zeitraum zu finden, offene Vorgänge zu prüfen und den Angebotsbericht zu öffnen.

Jedes Angebot ist zwingend genau einem gespeicherten Projekt zugeordnet. Deshalb sehen Sie in der Liste neben Angebotsnummer und Kunde immer auch das verknüpfte Projekt.

• Hilfe am Seitenende: Öffnet die passende Dokumentation zur Angebotsverwaltung.
• Aktualisieren: Lädt Angebotsstatus, Liste und Zähler neu.
• Papierkorb: Öffnet gelöschte oder archivierte Angebote, sofern Ihre Rolle diese Ansicht erlaubt.
• Angebotskontingent: Zeigt, wie viele Angebote vom verfügbaren Limit genutzt wurden.
• Kontingent in Ordnung: Bedeutet, dass das aktuelle Angebotslimit noch nicht kritisch erreicht ist.
• Angebote: Zeigt die aktive Angebotsliste.
• Löschverlauf: Zeigt entfernte Angebote und hilft, Löschvorgänge nachzuvollziehen.

Statuskarten und Filter verstehen

• Aktiv: Anzahl der Angebote, die aktuell in der aktiven Liste geführt werden.
• Entwurf: Angebote, die vorbereitet, aber noch nicht final gespeichert oder gesendet wurden.
• Gespeichert: Angebote, die gespeichert wurden und weiter geprüft werden können.
• Wird gesendet: Angebote, deren Versand gerade verarbeitet wird.
• Gesendet: Angebote, die erfolgreich versendet oder als gesendet markiert wurden.
• Fehlgeschlagen: Angebote, bei denen Versand oder Verarbeitung nicht erfolgreich war.
• Dieser Monat: Anzahl der Angebote im aktuellen Monat.
• Suche: Sucht nach Angebotsnummer, Kunde, E-Mail, Projekt oder Datum.
• Status: Grenzt die Liste auf einen bestimmten Angebotsstatus ein.
• Startdatum und Enddatum: Begrenzen die angezeigten Angebote auf einen Zeitraum.
• Sortieren: Legt fest, ob neue oder alte Angebote zuerst angezeigt werden.
• Schnellfilter: Heute, Diese Woche, Dieser Monat und Letzte 30 Tage setzen Zeiträume ohne manuelle Datumseingabe.

Angebotsliste lesen

• Nr.: Eindeutige Angebotsnummer, zum Beispiel A-F0011-2026-0001. Diese Nummer bei Rückfragen immer angeben.
• Status: Zeigt den aktuellen Zustand des Angebots, zum Beispiel Gesendet.
• Kunde: Zeigt Name, E-Mail und Adresse des Kunden, sofern diese Daten im Projekt oder Angebot gespeichert wurden.
• Projekt: Zeigt das verknüpfte Projekt und dessen Projektnummer.
• Erstellt: Zeigt Erstellzeitpunkt und letztes Aktualisierungsdatum.
• Orange Dokument-Schaltfläche: Öffnet den Angebotsbericht.
• Info-Schaltfläche: Öffnet die Detailansicht beziehungsweise Projektinfo zum verknüpften Projekt.
• Löschen: Entfernt das Angebot aus der aktiven Liste und verschiebt es je nach Systemzustand in Papierkorb oder Löschverlauf.

Info zum verknüpften Projekt öffnen

Über die Info-Schaltfläche in der Angebotsliste öffnen Sie die Detailansicht des Projekts, aus dem das Angebot entstanden ist. Diese Ansicht hilft, vor dem Bearbeiten oder Senden zu prüfen, ob Angebotsnummer, Projekt und Kundendaten zusammenpassen.

• Projektname und Projektnummer zeigen, auf welchem Projekt das Angebot basiert.
• Vorschau und Im Konfigurator öffnen führen zurück zum ursprünglichen Projekt.
• Projektinfo zeigt Konfigurator, Erstelldatum, Aktualisierung und zuletzt ändernden Benutzer.
• Kundeninformationen zeigen Name, E-Mail, Straße, Postleitzahl, Stadt und Land.
• Notizen zeigen interne Hinweise zum Projekt.
• Verknüpfte Angebote zeigen, ob bereits ein Angebot vorhanden oder gesendet ist.
• Bearbeiten öffnet die Projektbearbeitung, sofern Rolle und Status dies erlauben.

Angebotsbericht öffnen

Über die orange Dokument-Schaltfläche öffnen Sie den Angebotsbericht. Dort wird aus dem Projekt ein Angebotsdokument mit Firmenangaben, Kundendaten, technischen Ansichten, Preispositionen, Rabatt, Mehrwertsteuer, Notizen und PDF-Funktionen.

Der Angebotsbericht ist der zentrale Ort, um ein Angebot vor dem Versand fachlich zu prüfen.

• Zurück zu den Angeboten: Führt zurück zur Angebotsliste.
• Angebotsnummer: Zeigt die eindeutige Angebotsreferenz.
• Gespeichert: Zeigt, ob der aktuelle Stand gespeichert ist.
• Nicht gespeicherte Änderungen: Zeigt, dass der Bericht geändert wurde und vor PDF oder Versand gespeichert werden muss.
• Rabatt und MwSt.: Werden im unteren Preisbereich des Berichts für dieses einzelne Angebot festgelegt.
• Projekt öffnen: Öffnet das zugrunde liegende Projekt im Konfigurator.
• Verlauf: Zeigt Bearbeitungs- und Statusereignisse des Angebots.
• PDF öffnen: Öffnet die PDF-Vorbereitung und prüft, ob bereits eine aktuelle Angebotsdatei vorhanden ist.
• E-Mail senden: Öffnet den Versanddialog, sobald der Bericht gespeichert ist.
• Gesendet: Zeigt, dass das Angebot bereits als gesendet markiert oder versendet wurde.

Änderungen vor PDF und Versand speichern

Sobald im Angebotsbericht etwas geändert wird, erscheint oben der Hinweis Nicht gespeicherte Änderungen. Dazu gehören zum Beispiel geänderte Optionen, Gültigkeitsdatum, Preispositionen, Rabatt, Mehrwertsteuersatz, Notizen oder andere Angebotsinhalte.

Solange dieser Hinweis sichtbar ist, muss zuerst gespeichert werden. Erst nach dem Speichern kann das Angebot sauber als PDF erzeugt oder per E-Mail versendet werden. Dadurch wird verhindert, dass der Kunde eine alte oder unvollständige Version erhält.

• Speichern aktiv: Es gibt Änderungen, die noch nicht übernommen wurden.
• PDF öffnen deaktiviert: Die aktuelle Angebotsversion ist noch nicht gespeichert.
• E-Mail senden deaktiviert: Der Versand ist erst nach dem Speichern möglich.
• Gespeichert: Der aktuelle Stand wurde übernommen und kann als PDF oder E-Mail weiterverwendet werden.
• Projekt öffnen: Führt zurück zum zugrunde liegenden Projekt, wenn technische Daten geändert werden müssen.

Kopfbereich und Kundendaten prüfen

• Firmenlogo, Firmenname, Adresse, Telefon und E-Mail prüfen.
• Ansprechpartner prüfen, der als Ersteller des Angebots angezeigt wird.
• Kundendaten prüfen: Name, Telefonnummer, Straße, Postleitzahl, Stadt und Land.
• Angebotsdatum prüfen.
• Freibleibendes Angebot aktivieren, wenn das Angebot ausdrücklich freibleibend sein soll.
• Gültigkeitsdatum hinzufügen, wenn das Angebot nur bis zu einem bestimmten Datum gültig sein soll.
• Montagehinweis prüfen, zum Beispiel ob Montage inklusive oder nicht inklusive ist.

Technische Details im Angebotsbericht

Der technische Teil des Angebotsberichts zeigt die einzelnen Seiten und das Dach mit Maßen, technischen Ansichten und optionalen Preispositionen. Diese Bereiche sind wichtig, damit der Kunde nachvollziehen kann, welche Konstruktion angeboten wird.

Die technischen Details können je nach Konfiguration leer, teilweise befüllt oder sehr umfangreich sein. Nicht jede Fläche enthält automatisch Elemente oder Preispositionen.

• Vorderseite: Zeigt Frontansicht, Breite, Höhe und verfügbare Flächenelemente.
• Linke Seite: Zeigt seitliche Ansicht, Tiefe, Höhen und Hinweise zur angrenzenden Gebäudewand.
• Rechte Seite: Zeigt die zweite Seitenansicht mit eigenen Maßangaben.
• Dach: Zeigt Draufsicht, Schrägansicht, Dachmaterial, Beleuchtung, Profilfarbe, Montageart, technische Maße, Dachneigung und Dachfläche.
• Preispositionen: Können pro Fläche oder allgemein hinzugefügt werden.
• Notizfelder: Dienen für Hinweise zu einzelnen Flächen oder zum Angebot.

Technisches Detail: Vorderseite

Technisches Detail: Linke Seite

Technisches Detail: Rechte Seite

Technisches Detail: Dach

Preispositionen und Notizen

Preispositionen können in technischen Detailbereichen oder als allgemeine Positionen ergänzt werden. Sie bestehen typischerweise aus Beschreibung, Menge, Einzelpreis und Summe.

Diese Preispositionen sind editierbar. Berechtigte Benutzer können eigene Leistungen, Materialpositionen, Montagepositionen oder Korrekturen ergänzen und die Beträge speichern.

Notizen in technischen Bereichen helfen bei fachlichen Hinweisen. Interne Notizen sind für das Team gedacht und gehen nicht an den Kunden, wenn der Bereich entsprechend gekennzeichnet ist.

• Position hinzufügen: Fügt eine neue Preiszeile hinzu.
• Menge: Anzahl oder Umfang der Leistung.
• Einzelpreis: Preis pro Einheit.
• Summe: Ergebnis der Position.
• Angebotsübersicht: Fasst alle Positionen zusammen.
• Zwischensumme: Summe aller Preispositionen vor einem angebotsbezogenen Rabatt und vor Mehrwertsteuer.
• Interne Notiz: Dient für Montagehinweise, Erinnerungen oder Team-Kommentare und ist nicht für den Kunden bestimmt.
• Speichern nach Preisänderung: Erst nach dem Speichern werden neue oder geänderte Preise Teil des Angebots.
• Versand erst nach Speicherung: E-Mail und PDF sollten erst genutzt werden, wenn alle Preispositionen geprüft und gespeichert sind.

Rabatt im Angebotsbericht festlegen

Aktivieren Sie Rabatt anwenden, wenn die gesamte Netto-Zwischensumme dieses Angebots reduziert werden soll. Der Rabatt gehört nur zu diesem Angebot und verändert weder einzelne Preispositionen noch das verwendete Preisprofil.

Wenn das Angebot mit einem Standardrabatt aus der Preisverwaltung erstellt wurde, ist dieser Prozentsatz bereits vorausgefüllt. Er bleibt trotzdem im Angebotsbericht vollständig editierbar.

• Prozent: Berechnet den Rabatt aus der vollständigen Netto-Zwischensumme.
• Fester Betrag: Zieht einen konkreten Eurobetrag von der Netto-Zwischensumme ab.
• Rabatt deaktivieren: Entfernt den angebotsbezogenen Rabatt wieder aus der Berechnung.
• Änderung nur im Angebot: Ein geänderter Rabatt wird nicht in die Preisverwaltung zurückgeschrieben.
• Neuberechnung: Änderungen an Preispositionen verändern die Zwischensumme und damit bei einem prozentualen Rabatt auch den berechneten Rabattbetrag.

1. Prüfen Sie zuerst alle Preispositionen und die Netto-Zwischensumme.
2. Aktivieren Sie Rabatt anwenden.
3. Wählen Sie Prozent oder Fester Betrag.
4. Geben Sie den Rabattwert ein. Ein prozentualer Rabatt ist auf 100 % begrenzt; ein fester Betrag kann die Zwischensumme nicht überschreiten.
5. Ergänzen Sie bei Bedarf eine kurze Bezeichnung, zum Beispiel Stammkundenrabatt. Ohne eigene Bezeichnung erscheint die allgemeine Rabattbezeichnung.
6. Prüfen Sie den automatisch berechneten Rabattbetrag und speichern Sie den Angebotsbericht.

Ein vorausgefüllter Standardrabatt ist bereits Teil des Angebots. Aktivieren oder erfassen Sie denselben Nachlass nicht ein zweites Mal über reduzierte Preispositionen.

Mehrwertsteuer und Endbetrag prüfen

Der MwSt.-Satz wird für jedes Angebot im Angebotsbericht eingegeben. Terrace3D berechnet die Mehrwertsteuer auf den Nettobetrag nach Abzug des Rabatts und zeigt daraus den Bruttogesamtbetrag.

Die Berechnung wird beim Speichern serverseitig geprüft. Dadurch stimmen gespeicherter Angebotsbetrag, PDF und E-Mail-Anhang mit den im Bericht sichtbaren Werten überein.

• Zwischensumme: Summe der gespeicherten Preispositionen vor Rabatt und Mehrwertsteuer.
• Rabatt: Prozentualer oder fester Abzug vom Nettobetrag, sofern aktiviert.
• Nettobetrag: Zwischensumme abzüglich Rabatt.
• MwSt.-Satz: Manuell eingegebener Wert zwischen 0 % und 100 %.
• Berechnete MwSt.: Nettobetrag multipliziert mit dem eingegebenen Steuersatz.
• Gesamtbetrag inkl. MwSt.: Nettobetrag zuzüglich berechneter Mehrwertsteuer.
• 0 % MwSt.: Ist technisch möglich; prüfen Sie vor Verwendung, ob dies für den konkreten Vorgang steuerlich korrekt ist.
• Nach jeder Änderung: Speichern und anschließend ein neues aktuelles PDF vorbereiten.

Terrace3D berechnet den eingegebenen Satz, entscheidet aber nicht, welcher Steuersatz rechtlich anzuwenden ist. Prüfen Sie die steuerliche Behandlung vor dem Versand.

PDF vorbereiten, öffnen oder herunterladen

Nach dem Speichern öffnet PDF öffnen zunächst das Fenster Angebots-PDF. Terrace3D prüft dort, ob für den aktuellen Angebotsstand bereits ein fertiges PDF vorhanden ist. Falls nötig, wird eine neue Datei in die Warteschlange aufgenommen und im Hintergrund erstellt.

Sie können das Fenster während der Erstellung schließen; der Vorgang läuft weiter. Sobald das PDF bereit ist, stehen getrennte Aktionen zum Öffnen im neuen Browser-Tab und zum direkten Herunterladen zur Verfügung.

Das fertige PDF übernimmt den zuletzt gespeicherten Angebotsstand einschließlich Preispositionen, Rabatt, Nettobetrag, Mehrwertsteuersatz, berechneter Steuer und Bruttogesamtbetrag.

• Aktuelles PDF wird geprüft: Terrace3D sucht nach einer fertigen Datei für genau diesen gespeicherten Angebotsstand.
• In Warteschlange: Die Erstellung wartet bei hoher Auslastung kurz auf freie Kapazität.
• PDF wird erstellt: Die Datei wird im Hintergrund vorbereitet; das Fenster darf geschlossen werden.
• PDF ist bereit: Öffnen zeigt die Datei in einem neuen Tab, Herunterladen speichert sie direkt auf dem Gerät.
• PDF-Warteschlange ist ausgelastet: Ein Firmenlimit pro Minute oder Stunde wurde erreicht; der angezeigte Countdown startet den nächsten Versuch automatisch.
• PDF-Dienst nicht erreichbar oder Erstellung fehlgeschlagen: Über Erneut versuchen kann die Vorbereitung neu gestartet werden.
• Vor dem PDF sollten Kundendaten, Maße, technische Ansichten, Preispositionen, Rabatt, Mehrwertsteuersatz, Netto- und Bruttobetrag sowie Notizen geprüft werden.
• Das PDF eignet sich für interne Freigabe oder manuellen Versand aus dem eigenen Mailprogramm.
• Wenn nach dem PDF noch etwas geändert wird, muss erneut gespeichert und ein neues PDF erzeugt werden.

Wenn Sie den Angebotsbericht nach der PDF-Erstellung ändern, gilt die vorhandene Datei nicht mehr als aktuelle Version. Speichern Sie erneut und starten Sie die PDF-Vorbereitung noch einmal.

Angebot per E-Mail aus Terrace3D senden

Alternativ zum manuellen PDF-Download kann das Angebot direkt über Terrace3D per E-Mail versendet werden. Dafür muss der Angebotsbericht gespeichert sein.

Im Versanddialog wird die Empfänger-E-Mail eingetragen oder aus den Kundendaten übernommen. Zusätzlich kann eine optionale Nachricht an den Kunden ergänzt werden.

1. Prüfen Sie alle Angebotsdaten und Preispositionen.
2. Speichern Sie den Angebotsbericht.
3. Klicken Sie auf E-Mail senden.
4. Prüfen Sie die Empfänger-E-Mail.
5. Ergänzen Sie optional eine Nachricht an den Kunden.
6. Klicken Sie auf Senden.
7. Prüfen Sie danach den Angebotsstatus in der Liste oder im Verlauf.

E-Mail beim Kunden

Beim Kunden kommt eine E-Mail mit Angebotsnummer und PDF-Anhang an. Der Absender zeigt die Firma über die Terrace3D-Infrastruktur, damit der Kunde erkennt, von wem das Angebot stammt.

Zusätzlich kann die E-Mail einen geschützten Link zum verknüpften Projekt enthalten. Über 3D-Projekt ansehen öffnet der Kunde eine schreibgeschützte 3D-Ansicht im Browser, ohne sich im Dashboard anzumelden.

Die 3D-Freigabe ist eine Funktion des aktiven Firmenzugangs und des verwendeten Konfigurators. Ist für die Firma außerdem die AR-Funktion aktiv und für den Viewer freigegeben, kann der Kunde das Projekt auf einem unterstützten Smartphone zusätzlich in AR ansehen.

Der Freigabelink ist standardmäßig 30 Tage gültig. Die Firma kann eine andere Gültigkeitsdauer konfigurieren; deshalb nennt die E-Mail immer die tatsächlich für diesen Link geltende Anzahl von Tagen. Nach Ablauf lässt sich der Link nicht mehr verwenden.

• Betreff: Enthält Firma und Angebotsnummer, zum Beispiel Ihr Angebot von Terrace 3D - A-F0011-2026-0001.
• Absender: Zeigt die Firma über Terrace3D.
• Anhang: Enthält das Angebots-PDF.
• Mailtext: Begrüßt den Kunden und nennt die Angebotsnummer.
• 3D-Projekt ansehen: Öffnet das zum Angebot gehörende Projekt als geschützte, schreibgeschützte 3D-Ansicht, wenn die Freigabe verfügbar ist.
• AR-Ansicht: Wird innerhalb des Viewers angeboten, wenn das AR-Modul der Firma aktiv, für diesen Konfigurator verfügbar und im Viewer eingeschaltet ist.
• Gültigkeit: Standardmäßig 30 Tage; maßgeblich ist die in der E-Mail angezeigte Dauer.
• Fallback-Link: Falls die Schaltfläche nicht funktioniert, enthält die E-Mail zusätzlich die ausgeschriebene URL zum 3D-Projekt.
• Hinweis: Die E-Mail wurde über die Terrace3D-Infrastruktur versendet.

Der 3D-Link kann auch ohne AR verfügbar sein. AR erscheint als zusätzliche Möglichkeit im Viewer und nur, wenn die Firma dafür freigeschaltet ist. Ein fehlender 3D-Link verhindert den Versand des PDF-Angebots nicht.

Versandstatus und Verlauf prüfen

• Gesendet markiert, dass das Angebot bereits versendet wurde oder als gesendet geführt wird.
• Wird gesendet bedeutet, dass der Versand gerade verarbeitet wird.
• Fehlgeschlagen bedeutet, dass der Versand nicht erfolgreich war und geprüft werden muss.
• Verlauf zeigt relevante Ereignisse zum Angebot, zum Beispiel Speicherung oder Versand.
• Bei technischen Problemen mit PDF oder Versand sollte eine Support-Anfrage mit Angebotsnummer erstellt werden.

Angebot löschen

In der Angebotsliste gibt es eine Löschfunktion. Sie ist für Angebote gedacht, die nicht mehr aktiv benötigt werden oder bewusst aus der Arbeitsliste entfernt werden sollen.

Löschen sollte nicht als Ersatz für eine fachliche Korrektur genutzt werden. Wenn ein gesendetes Angebot falsch ist, sollte zuerst geprüft werden, ob ein neues korrigiertes Angebot erstellt oder der Vorgang dokumentiert werden muss.

• Vor dem Löschen Angebotsnummer prüfen.
• Prüfen, ob das Angebot bereits gesendet wurde.
• Prüfen, ob das verknüpfte Projekt weiterhin benötigt wird.
• Prüfen, ob ein PDF oder eine Kundenkommunikation bereits existiert.
• Bei Unsicherheit nicht löschen, sondern Status und Angebotsnummer an den Support geben.

Vor dem Senden prüfen

• Richtiges Projekt ausgewählt.
• Kundendaten vollständig und korrekt.
• Firmenangaben und Ansprechpartner korrekt.
• Maße und technische Ansichten plausibel.
• Preispositionen vollständig.
• Gültigkeitsdatum und freibleibender Hinweis korrekt gesetzt.
• Interne Notizen enthalten keine Informationen, die versehentlich an den Kunden gehen sollen.
• PDF-Vorschau vollständig geladen.